Главная Блог Оцифровка стоматологии — зачем нужна и с чего начать

Оцифровка стоматологии — зачем нужна и с чего начать: внедрение CRM и аналитики в бизнес-процессы частной клиники

9 июля 2024

Содержание

Стоматологии РФ и СНГ всё больше интересуются фиксацией важных показателей для повышения контроля и чёткого понимания эффективности клиники: сколько поступает звонков, какой процент людей записываются на приём, какая посещаемость сайта, как окупается реклама и т. д. Эти данные — реальные рычаги качественного управления клиникой. В этом обзоре мы дадим инструкцию по оцифровке бизнеса и научим извлекать практическую пользу из аналитических данных.

Что такое оцифровка бизнеса простыми словами и зачем она нужна?

Оцифровка или диджитализация — внедрение специализированных программ для оптимизации бизнес-процессов и отслеживания показателей. Проще говоря, это замена аналоговых систем учёта на цифровые. Суть оцифровки заключается в создании виртуальной модели бизнеса. Она позволяет не только анализировать текущую ситуацию, но и прогнозировать развитие.

В некоторых клиниках до сих пор ведут учёт «по старинке» — в таблицах Google и Excel. Такая система имеет право на существование, но у неё есть два весомых недостатка. Во-первых, данные теряются — за ними сложно следить. Во-вторых, вы недополучаете ценную информацию.

В цифровом виде данные хранятся бессрочно. С помощью программ легче отслеживать, как меняется динамика за любой выбранный период и оперативно принимать управленческие решения. Та же информация по количеству записей имеет значение для других специалистов. Например, маркетологу они понадобятся для настройки рекламы, а менеджер по продажам проанализирует показатели и сделает предложение, от которого глупо отказываться.

Если обобщить, сервисы оцифровки бизнеса дают возможность:

1

Сделать маркетинг более эффективным. Фиксация информации о пациентах в цифровом виде позволяет применять такие стратегии, как ремаркетинг, персонализацию предложений и таргетированную рекламу для аудитории, схожей по поведенческим паттернам с теми, кто уже оплачивал ваши услуги. Эти методы помогают снизить маркетинговые издержки и увеличивают конверсии.
2

Выявлять проблемы на раннем этапе. За счёт постоянного анализа показателей вы можете заблаговременно выявлять и устранять негативные тенденции. Например, снижение выручки на 2% кажется незначительным. Но если такая ситуация регулярно повторяется, вы успеете принять меры, провести совещание, выяснить причину и обсудить способы решения.
3

Снизить трудовую нагрузку. Внедрение цифровых технологий в сочетании с автоматизацией избавляет специалистов от монотонной работы, например, менеджеру больше не нужно рассчитывать показатели вручную при составлении отчёта.
4

Стандартизировать сложные процессы. Цифровизация позволяет разработать чёткие руководства с практическим применением, а не просто инструкции, которые хороши только на бумаге.

Если вам нужна помощь в оцифровке бизнеса или продвижении клиники, обращайтесь в агентство стоматологического маркетинга Синергиум. Мы специализируемся на клиниках, используем системный подход к их развитию, внедряем уникальную систему аналитики и приводим реальных пациентов, а не лиды.

Стать клиентом Синергиум

Что будет, если не сделать оцифровку

Проблемы клиник с «аналоговым» подходом делятся на три основные категории:

1

Трудно оценить уровень эффективности. Например, стоматология вкладывает средства в разработку нового сайта, однако владелец или иной специалист не может определить, привлекает ли это новых пациентов.
2

Сложности в принятии управленческих решений. Даже если управленец видит проблемы, не всегда очевидно, как исправить ситуацию. Наличие ключевых показателей помогает понять общую картину, конкретные недочёты, и определить влияние на общий результат.
3

Риск не распознать стагнацию или кризис. Посещаемость и выручка могут снижаться постепенно. Но если не принимать своевременных мер, потери будут нарастать, а ситуация — ухудшаться.

Кому не нужна оцифровка бизнеса

Есть 2 типа заведений, которые могут обойтись без оцифровки:

Стоматологии, которые не продвигаются в интернете и не планируют расширяться. Обычно это небольшие кабинеты формата «У дома» с плотной записью за счёт постоянных пациентов и сарафанного радио.
Клиники, не понимающие целей диджитализации. Нет смысла внедрять программы оцифровки бизнеса, чтобы только быть в тренде или делать «как все». Более того, выбор ПО достаточно большой, каждое решение имеет свою специфику, преимущества и недостатки. Поэтому лучше сначала сформулировать конкретные цели — чего вы как собственник хотите добиться, и под них подбирать программу.

И всё же оцифровка — полезный стабильный тренд, без которого большинству частных стоматологий не обойтись в условиях растущей конкуренции — как в Москве и Петербурге, так и в регионах. Скоро к этому придут все. Почему? Чтобы комфортно работать, экономить нервы, время и деньги.

Этапы оцифровки бизнеса: с чего начать и как внедрить

Чтобы реализация этого процесса прошла максимально бесшовно, необходимо провести предварительную работу. Обычно подготовка состоит из четырёх ступеней.

Этап 1: анализ текущей ситуации

Необходим комплексный анализ для выявления положительных моментов и точек роста. Приготовьтесь узнать правду о клинике и учтите, что она может быть не самой приятной.

Для начала дайте общую задачу сотрудникам записывать в течение хотя бы нескольких дней, какими делами они занимаются, и сколько времени уходит на каждый тип деятельности. Цель — выявить наиболее трудозатратные аспекты, чтобы их в будущем упростить и ускорить. Например, врачи часто тратят много времени на заполнение медицинских карточек, а администраторы — на актуализацию графика приёма. Внедрение практически любой программы для стоматологий оптимизирует эти процессы. Внедрение нескольких — CRM, МИС, аналитики — будет оптимальным.

Скорее всего, результаты не порадуют. Вы увидите, что много рабочего времени уходит не на то, на что хотелось бы. Худшее решение в такой ситуации — устроить «разбор полётов». Ваша задача — собрать данные, проанализировать их и перейти к следующему шагу.

Этап 2: постановка целей

Чтобы нововведения принесли пользу, нужны чётко сформулированные цели с конкретными формулировками. Воспользуйтесь системой SMART, согласно которой конечный результат должен быть:

Конкретным (Specific);
Измеримым в цифрах (Measurable);
Достижимым (Achievable);
Значимый (Relevant);
Ограниченный временными рамками (Time-bound).

Пример абстрактной цели, которая не даст результатов: «ускорить заполнение медкарт». Непонятно, насколько ускорить процесс, за счёт чего должен произойти рост продуктивности, как определить, что цель достигнута.

Пример цели по SMART: «сократить время на заполнение медкарт на 30% за 2 месяца после внедрения программы N и прохождения обучения по её использованию». Важно, чтобы цифровые показатели (30%, 2 месяца) были взяты не наобум, а основывались на проведённом анализе и соответствовали реальности.

Также определите 10 ключевых показателей, от которых напрямую зависит результат.

Основные метрики:

1

Количество звонков в клинику.
2

Процент записей.
3

Конверсия в явку.
4

Окупаемость рекламной кампании.
5

Суммарные расходы на маркетинг.
6

Стоимость привлечения пациента.
7

Количество «первички» / «вторички».
8

Средний чек.
9

Выручка.
10

Чистая прибыль.

Этап 3: выбор конкретного решения

Для оцифровки системы управления в клинике есть 2 варианта: разработка собственного ПО и внедрение готовых решений. Первый вариант требует значительных денежных вложений (сопоставимых с покупкой диагностического оборудования) и длительной разработки, его точно нельзя назвать универсальным.

Большинство клиник используют готовые платформы, заточенные под деятельность стоматологической клиники.

Этап 4: внедрение в ежедневную практику

Внедрение CRM для частной стоматологии желательно начать с подключения пробной версии ПО и обучения персонала. Разработчики некоторых программ, например, StomX и Ident, предоставляют видеоинструкции, упрощающие процесс перехода.

Внедрение МИС (медицинской информационной системы) всё чаще требуется в частных медучреждениях. МИС упрощает работу с документацией, автоматизирует документооборот, хранит все данные в цифровой форме — от карт пациентов и врачебных решений до административной информации.

Внедрение сквозной аналитики — самый важный шаг

Что такое сквозная аналитика? Метод комплексного анализа показателей клиники. Он помогает понять, насколько эффективны вложения в маркетинг, каналы, откуда приходит трафик. Виден весь путь пациента — от просмотра рекламы до оплаты лечения и возвращения в стоматологию за новой услугой.

Наша компания-партнёр Статум пошла дальше — разработала собственную уникальную систему сквозной аналитики, аккредитованную в Сколково. По мнению наших клиентов-лидеров, эта система наиболее точная и комфортная из всех представленных на рынке. Именно её мы внедряем в каждую клинику, с которой сотрудничаем. Абсолютно все важные показатели — как на ладони. Больше не нужно размышлять и проверять, что и как работает. Только конкретные цифры — и никакой интуиции.

Аналитика Статум легко интегрируется с CRM и МИС, объединяя важный функционал всех систем для 100% контроля над каждым аспектом работы клиники. Мало того, эта аналитика универсальна и может применяться не только для стоматологий.

Однако если потенциальный клиент не желает внедрять аналитику — у нас ничего не получится. Без максимально точного анализа данных эффективность клиники останется под вопросом, что негативно скажется на управленческих решениях.

Благодаря Статум мы оперируем Big Data на базе всех наших клиентов — тонко чувствуем колебания рынка и понимаем, как можно оперативно улучшить ситуацию.

Что такое частичная оцифровка и не проще ли начать с неё?

Частичная диджитализация представляет собой процесс переноса лишь некоторых бизнес-процессов или данных в цифровое поле. Например, администраторы могут записывать пациентов через программу с удобным календарём, однако отправлять напоминания о предстоящем приёме по СМС вручную.

Частичная оцифровка имеет смысл, когда в бизнес-процессах нет значительных проблемных зон, требующих основательной переработки. Но это риск — гораздо целесообразнее оцифроваться полностью, чтобы избежать ЧП.

Безопасность данных в CRM-системах

Защита личных данных пациентов — один из главных критериев выбора системы CRM (Customer Management Relationship). С точки зрения безопасности сведений, хорошую репутацию на рынке имеют такие программы, как Sycret Dent, DentalPRO, «1С: Медицина. Стоматологическая клиника», «Инфодент», «Адента Профессионал», «Клиентикс Улыбка», «БИТ.Стоматология».

Когда оцифровка начнёт приносить реальную пользу

Мы разобрали, как сделать оцифровку бизнеса. Когда приложенные усилия окупятся?

Факт, который вам нужно знать: эффект не будет моментальным. Более того, в период обучения персонала есть вероятность небольшого спада продуктивности.

На то, чтобы увидеть первые результаты, понадобится около месяца. За это время накопятся данные, сотрудники привыкнут к использованию нового решения. Вы же чётко увидите, какая неделя оказалась наиболее успешной, а где были просадки. Сопоставьте эти данные с действиями, которые выполнялись в обозначенные периоды, и начнёте замечать закономерности. Возможно, пост о враче в социальных сетях привлёк новых пациентов, но акция, на которую делалась ставка, не откликнулась у целевой аудитории.

Когда вы привыкнете анализировать ситуацию по цифрам, появится понимание, в каком направлении двигаться дальше. Бизнес станет более системным и в результате — стабильным, что позволит эффективнее управлять стоматологией.

Синергиум рядом, чтоб помочь управленцу справиться с трудностями

Зачастую владельцы клиник осознают необходимость оцифровки, но откладывают этот шаг по ряду причин:

1

Надо сначала разобраться с текучкой.
2

Срочно нужно закрыть вакансию.
3

Нет времени разбираться в программах.
4

Уже пробовали, но не получилось.

Это повод обратиться в Синергиум. Мы специализируемся на организации бизнес-процессов и продвижении стоматологий с 2008 года. Вдобавок помогли оцифровать 150+ медицинских центров по всей стране — от бутиковых авторских клиник до крупных сетей.

Доказано: благодаря нашей узкой специализации, большому опыту, экспертности и сквозной аналитике Статум мы даём результат минимум на 30% выше, чем любые специалисты по маркетингу.

Убедитесь сами — оставьте заявку и увидите, как вырастет ваш бизнес!

Поделиться с друзьями